Czym są elektroniczne akta osobowe?
Elektroniczne akta osobowe (tzw. e-teczki) to cyfrowa forma dokumentacji pracowniczej, która zastępuje tradycyjne papierowe teczki. Składają się z trzech (lub czterech) części:
- A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia,
- C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
- D – (opcjonalna) dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej lub karnej.
Od 1 stycznia 2019 r. każdy pracodawca ma prawo prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań.
Czy Twoja firma musi prowadzić e-teczki?
Nie, e-teczki są opcjonalne. Pracodawca może samodzielnie wybrać, czy prowadzi akta osobowe w formie papierowej, czy cyfrowej. Jednak wiele firm decyduje się na digitalizację, ze względu na oszczędność miejsca, łatwość dostępu i bezpieczeństwo danych.
Wymagania prawne dotyczące e-teczek
Aby e-akta były zgodne z przepisami, muszą spełniać określone kryteria:
1. Forma dokumentów
Wszystkie dokumenty muszą być zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub pieczęcią elektroniczną) potwierdzającym ich zgodność z oryginałem.
2. Struktura i przechowywanie
Dokumentacja musi być uporządkowana chronologicznie i podzielona na części A–D. Przechowywanie odbywa się w systemie informatycznym, który zapewnia:
- ochronę przed utratą danych,
- kontrolę dostępu,
- możliwość wydruku i eksportu danych.
3. Informacja dla pracownika
Pracownik musi być poinformowany o zmianie formy przechowywania akt – najlepiej pisemnie.
4. Czas przechowywania
Akta osobowe przechowuje się przez 10 lat od ustania stosunku pracy (dla zatrudnionych po 2019 r.). Dla starszych umów może obowiązywać okres 50 lat, jeśli nie złożono raportów ZUS RIA.
Jak wdrożyć e-akta krok po kroku?
Krok 1: Wybór systemu. Skorzystaj z certyfikowanego oprogramowania do e-teczek, np. Comarch HRM, Enova365, Symfonia, Optima, które umożliwiają zgodne z prawem prowadzenie dokumentacji.
Krok 2: Digitalizacja papierowych dokumentów. Zeskanuj istniejące dokumenty, nadaj im właściwe nazwy, podpisz elektronicznie (kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczna).
Krok 3: Zabezpieczenie danych. Zadbaj o cyberbezpieczeństwo – backupy, szyfrowanie, kontrolę dostępu.
Krok 4: Szkolenie działu HR / biura rachunkowego. Upewnij się, że kadry potrafią obsługiwać system i stosować właściwe procedury.
Najczęstsze błędy przy prowadzeniu e-teczek
- Brak podpisów elektronicznych na dokumentach
- Brak formalnego poinformowania pracownika o zmianie
- Niezgodna struktura teczek (np. brak podziału A–D)
- Zły system – bez zabezpieczeń, certyfikatów, historii zmian
- Nie przechowywanie danych zgodnie z wymogami archiwizacji
Korzyści z wdrożenia e-teczek
✅ Oszczędność miejsca i czasu
✅ Szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca
✅ Bezpieczeństwo i backup danych
✅ Zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi
✅ Ułatwienie w razie kontroli PIP, ZUS lub sądu pracy
Wsparcie biura rachunkowego Alicja Machlik
Jako nowoczesne biuro rachunkowe z doświadczeniem w obsłudze kadr i płac oferujemy:
- pomoc w wdrożeniu elektronicznych akt osobowych,
- wybór systemu i konfigurację zgodną z przepisami,
- outsourcing kadr i płac w formie online,
- reprezentację przed ZUS i PIP,
- bieżące doradztwo w zakresie zmian prawa pracy.
Elektroniczne akta osobowe to krok w stronę cyfryzacji i nowoczesnego zarządzania kadrami. Ich wdrożenie nie tylko zwiększa wygodę, ale również pozwala uniknąć błędów i kar przy kontroli. Kluczowe jest jednak przestrzeganie przepisów oraz wybór odpowiedniego narzędzia i partnera – takiego jak biuro rachunkowe Alicja Machlik.
Potrzebujesz pomocy z e-teczkami?
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wdrożyć dokumentację elektroniczną zgodnie z prawem, bez stresu i zbędnego chaosu.
📩 kontakt@biurorachunkowe-am.pl