Kiedy planujemy założyć działalność gospodarczą musimy pamiętać o wielu aspektach prowadzenia biznesu. Jednym z pytań, które należy sobie zadać to “Czy muszę mieć kasę fiskalną?”
Pewni na 100%, że nie muszą mieć kasy fiskalnej mogą być przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usługi tylko i wyłącznie na rzecz innych firm, organizacji czy organów administracji państwowej. Jeśli Twoja firma działa na zasadach B2B, nie musisz kupować kasy
fiskalnej.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nakłada art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Mówi on, że powinieneś dokumentować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy fiskalnej, jeżeli:
- sprzedajesz swoje usługi/towary osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
- rolnikom ryczałtowym.
WAŻNE! Zarówno podatnicy VAT czynni jak i zwolnieni z VAT ze względu na przedmiot transakcji lub podmiot dokonujący czynności są objęci obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej.
Jednak są pewne wyjątki – zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Jeżeli w poprzednim roku podatkowym, prowadziłeś działalność, a Twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł nie musisz mieć kasy fiskalnej. W przypadku, kiedy swoją działalność otwierasz w trakcie roku, to limit 20.000 zł jest liczony proporcjonalnie – np. dla firm założonych w połowie roku limit wynosi 10.000 zł. Co ważne, zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.
Wyjątki szczegółowo określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnienia określone w tym rozporządzeniu obowiązują od 1 stycznia 2022 r. do 31
grudnia 2023 r
Co w przypadku, kiedy Twoi kontrahenci płacą Ci przelewem lub BLIK?
Zgodnie z punktem 36 oraz 37 Załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r., z obowiązku ewidencjonowania zwolniona jest:
- dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność w postaci bezgotówkowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana,
- świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność w formie bezgotówkowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
WAŻNE! Jeśli przyjmujesz płatności wyłącznie bezgotówkowo – obowiązek posiadania kasy Cię nie dotyczy, nawet jeśli sprzedaż na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 tys. zł. Jednak należy zwrócić uwagę, że z ewidencji dowodów dokumentujących zapłatę (np. wyciąg bankowy) musi jednoznacznie wynikać jakiej czynności dotyczy zapłata. Dlatego bardzo istotny jest tytuł przelewu, należy na to zwrócić uwagę swoim kontrahentom.
Wyłączenia od możliwości skorzystania ze zwolnień
Opisane wyżej zwolnienia niestety nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu. W świetle obowiązujących przepisów ewidencjonowaniu na kasie bez względu na wysokość sprzedaży podlega m.in.:
- dostawa:
○ gazu płynnego,
○ części do silników spalinowych,
○ nadwozia do pojazdów silnikowych,
○ wyrobów tytoniowych,
○ napojów alkoholowych,
○ perfum i wód toaletowych,
○ sprzętu fotograficznego, sprzętu radiowego, telekomunikacyjnego i telewizyjnego, - świadczenie usług:
○ przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami,
○ naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
○ wulkanizacji,
○ w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
○ usług prawnych,
○ doradztwa podatkowego,
○ świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo,
○ fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Kompletna lista towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania znajduje się w §4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Od tej reguły również jest wyjątek! Ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej mogą bowiem skorzystać usługi w zakresie opieki medycznej, usługi prawne oraz usługi doradztwa podatkowego – jeżeli ich świadczenie ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub ich rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków, a zapłata odbywa się za pośrednictwem przelewu (patrz §4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).