Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT w Polsce będą zobowiązani do wystawiania ustrukturyzowanych faktur sprzedaży za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oto kilka kluczowych informacji, które warto wiedzieć, gdy wystawiasz fakturę w KSeF:
- Data wystawienia dokumentu: Faktura uważana jest za wystawioną dopiero w momencie przekazania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy dokument otrzymuje wtedy unikatowy numer ID, czyli numer KSeF, co jest potwierdzone w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
- Struktura faktur: Faktury muszą być zgodne ze strukturą logiczną pliku XML. Wszystkie wymagane pola muszą być wypełnione, inaczej system odrzuci dokument. Faktura odrzucona nie będzie uznawana za wystawioną i trzeba będzie ją poprawić i przekazać ponownie do KSeF.
- Błędy rachunkowe: Krajowy System e-Faktur automatycznie sprawdza strukturę dokumentu i autentyczność wystawcy, ale nie weryfikuje błędów rachunkowych, stawki VAT, kodu GTU czy oznaczenia MPP. To obowiązkiem wystawcy dbać o poprawność faktury zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
- Faktury korygujące: W przypadku błędów na fakturze, która została już przekazana do KSeF, można wystawić fakturę korygującą. Można wystawić nieograniczoną ilość faktur korygujących do jednego dokumentu sprzedaży.
- Zbiorcze przekazywanie faktur: KSeF pozwala na zbiorcze przekazywanie faktur, ale trzeba być ostrożnym, ponieważ jeśli choć jedna faktura zawiera błędy w strukturze, cała paczka dokumentów zostanie odrzucona.
- Akceptacja nabywcy: W KSeF faktura jest skuteczna bez konieczności akceptacji przez nabywcę, i nie trzeba informować nabywcy o jej wystawieniu ani przekazywać mu numeru identyfikującego fakturę.