Praca zdalna to przede wszystkim możliwość pracy bez konieczności stawiennictwa w siedzibie firmy. Wykonywanie jej w domu wiąże się też z dodatkowymi kosztami jak choćby koszty energii elektrycznej czy internetu. Przepisy prawa pracy określają możliwość ustalenia rekompensaty z tego tytułu – ryczałt za pracę zdalną, jednak czy wówczas pracodawca jako płatnik podatku powinien z tego tytułu pobrać zaliczkę na podatek?
Wdrożenie pracy zdalnej wiąże się z obowiązkiem pracodawcy, określonym w art. 6724 § 1 pkt 2-3 K.p., do pokrywania kosztów:
- instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- innych niż wymienione w poprzednim myślniku, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wskazanych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (porozumienie ze stroną związkową, regulamin pracy zdalnej, porozumienie z pracownikiem, polecenie pracodawcy).
Ryczałt jest najprostszym sposobem rozliczania kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej. Pracodawca może zastosować ryczałt zamiast pokrywać koszty lub wypłacać ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi, który do pracy zdalnej używa należących do niego materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), dalej zwanych narzędziami pracy zdalnej. Musi określić jego wysokość w taki sposób, żeby:
- odpowiadała przewidywanym kosztom pracy zdalnej ponoszonym przez pracownika (art. 6724§ 4 K.p.),
- nie była za wysoka, ponieważ organy podatkowe mogą ją podważyć jako sprzeczną z wymaganiami ustawowymi i w konsekwencji zaliczyć do przychodów pracownika w rozumieniu ustawy o pdof, mimo wyłączenia na podstawie art. 6725 K.p.
Ważne: Zasady ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej należy zawrzeć w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (art. 6720 § 6 pkt 3 i § 7 K.p.).
Przy ustalaniu ryczałtu trzeba uwzględnić przede wszystkim normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 K.p.). Kwestie techniczne powinny rozstrzygać strony oraz regulacje na poziomie zakładowym. W tym zakresie znajduje się konkretny sposób obliczania ryczałtu za wybrany okres pracy zdalnej. Do jego sformułowania mogą być przyjęte np.:
- liczba dni lub godzin pracy zdalnej w miesiącu albo/i liczba godzin pracy zdalnej w danym dniu danego miesiąca;
- średnia stawka rynkowa za 1 kWh,
- średnia stawka rynkowa za dostawę usług internetowych,
- normy zużycia narzędzi pracy zdalnej oraz wyposażenia
- przeciętna dobowa/miesięczna norma zużycia wody na osobę,
Ważne: Ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a tym samym nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu (art. 6725 K.p.).
Zwracamy uwagę! Przepisy nie wykluczają pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z okazjonalną pracą zdalną, a jedynie nie przewidują takiego obowiązku i wynikającego z niego regulowania zasad tego zwrotu, w tym ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, w porozumieniu lub regulaminie. Jeżeli pomimo to pracodawca zdecyduje się je pokrywać, może kierować się istniejącymi regulacjami wewnętrznymi.
Podsumowanie
Ryczałt za pracę zdalną został wprowadzony w miejsce regulacji dotyczących telepracy. Według nowych regulacji za pracę zdalną uznawane jest jej wykonywanie (całkowicie lub częściowo) we wskazanym przez pracownika miejscu, które jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą. Może być to miejsce zamieszkania, w którym pracownik wykorzystuje środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Sposób wyliczenia ryczałtu za taką formę pracy nie został dokładnie określony i zunifikowany na poziomie regulacji, dlatego określenie wysokości spoczywa póki co na pracodawcy.